COLLEGE - Gimana Sih Cara Lomba ke Luar Negeri?

 

Pemandangan senja dari kaca pesawat

Hi, I'm back after a long, long, long, time ago! 😄 Maaf banget lama nggak update. Kali ini aku akan membahas gimana sih caranya ikut lomba ke luar negeri. Aku akan sharing tips and tricksnya sekaligus pengalamanku ya, hihi, siapa tahu bakal nambah insight kalian ya kan.....

Btw, aku jelasin dulu kalo ini pengalamanku lomba karya ilmiah berupa inovasi dan penemuan baru selama aku kuliah. Lomba semacam ini bakalan banyak bertebaran informasinya dan mayoritas beregu. Fyi, buat kalian yang pengen banget naik pesawat ke luar negeri dari dulu, inilah kesempatanmu! Selama kuliah, kesempatan kalian untuk lebih mengeksplor hal baru akan terbuka lebar.  

Gimana sih caranya dapetin infonya? Just check it out! 😉

Pemandangan dari kaca Lounge

1. Bergabung di UKM yang Kalian Minati

Ketika mulai memasuki jenjang perkuliahan, aku saranin kalian mengikuti at least 1 UKM sesuai minat dan bakat kalian. Ini akan membantu kalian menambah relasi dan wawasan baru serta mungkin bisa menjadi media stress release kalian. Oh, atau mungkin media perjodohan, eh, wkwkwk.

Okay, move to the next point, UKM yang kalian akan ikuti tersebut pasti akan mengumpulkan info-info tentang perlombaan, baik di dalam maupun luar negeri. Kalau aku, ikut UKM kepenulisan ilmiah. Nah, di UKM inilah kalian akan diberi wadah untuk berlatih dan lebih menggali potensi kalian.

Cermin di Kamar Mandi Venue

2. Kenali Kriteria Lomba yang Akan Diikuti

Informasi mengenai lomba-lomba tersebut biasanya berupa poster. Nah, setelah kalian mendapat poster tersebut, baca secara teliti mengenai tema, tempat, hadiah, biaya registrasi, fasilitas, dan cara pendaftarannya. Untuk mendapatkan informasi tambahan, kalian bisa searching di google, siapa tahu ada blog yang mereview lomba tersebut atau membagikan pengalamannya. Bisa juga kalian tanyakan pada senior-senior yang mungkin sudah pernah mengikuti lomba tersebut. Informasi tambahan yang kumaksud adalah seperti bagaimana kriteria pemenang lomba tersebut, apakah lomba tersebut masuk ke dalam blacklist kampus, dan sebagainya.

Pada tahun 2018 (saat itu aku semester 3), aku dan tim mengikuti salah satu kompetisi inovasi di Malaysia. Jujur, itu pertama kalinya kami mengikuti lomba ke luar negeri. Di UKM kamipun belum ada yang pernah mengikuti lomba tersebut sehingga kami tidak memiliki informasi tambahan. Ternyata, treatmentnya sangat berbeda dengan lomba di dalam negeri (Udah pernah aku bahas di postingan yang lain). Tapi, pada tahun 2019, aku dengan tim yang lain mengikuti lomba ini lagi karena kami sudah tahu tips dan triknya. Lomba ini menerima semua abstrak tanpa terkecuali. Setiap tim yang terdaftar akan dimenangkan jika inovasi penemuan mereka berupa produk, seperti alat, makanan, dll. Kesempatan untuk mendapatkan Gold atau Diamond medal semakin besar apabila produk itu pernah diikutkan lomba yang lain (i.e pimnas) dan dokumen-dokumen lengkap, seperti copyright, hak properti, hak inteligent, dll. 

Then, pikirkan produk apa yang ingin kalian ciptakan! 😉

Event Lomba

3. Kenali Daerah Lomba

Setelah mengetahui informasi tentang kriteria perlombaan, saatnya beranjak menuju informasi daerah lomba tersebut. Di negara dan kota mana, serta di mana venue lomba tersebut. Biasanya, perlombaan di luar negeri bertempat hall sebuah hotel. Hal ini dimaksudkan supaya kalian bisa menginap di hotel tersebut sehingga tidak perlu khawatir terlambat atau tersesat di jalan. Tapi, kalaupun kalian tidak ingin menginap di hotel tsb karena mahal ya gapapa juga. Artinya, kalian harus mencari tempat penginapan lain yang murah dan dekat dengan venue lomba tsb. Biasanya juga pihak penyelenggara akan merekomendasikan tempat wisata di daerah tersebut sehingga kalian bisa berwisata. 

Venue Lomba

4. Mengumpulkan Dana/Budget

    a). Buat Rencana Perjalanan

    Pertama, kalian ingin naik pesawat apa dan dari mana. Misal kalian berdomisili di Malang, kalian bisa memilih naik pesawat di Surabaya atau Jakarta. Kalau saranku dari Surabaya aja untuk lebih menghemat waktu dan tenaga. Kalau ternyata daerah lombanya itu di sebuah pulau (i.e Bali di Indonesia) sehingga mengharuskan kalian untuk transit, tentukan apakah kalian ingin naik pesawat lagi atau naik kapal, begitu juga dengan nanti perjalanan pulang. Kalau aku sih prefer naik pesawat supaya lebih cepet aja. Kedua, pilih penginapan dengan kriteria yang udah aku jelasin di no.3. Ketiga, kalian ingin naik apa dari tempat kos ke bandara (dalam negeri) dan begitupun sebaliknya. Biasanya pilihannya adalah naik kereta atau travel. Aku saranin naik travel supaya langsung dan menghemat tenaga, terutama barang bawaan yang bejibun mungkin walaupun biayanya lebih mahal. Keempat, tentukan tempat wisata mana saja yang ingin dikunjungi. Terakhir, tentukan berapa lama (hari) perjalananmu, dari hari keberangkatan hingga pulang. Aku sih biasanya 5 hari.

Kamis: Keberangkatan (kalau bisa pagi)

Jumat: Jalan-jalan

Sabtu: Hari H (Biasanya lomba internasional itu diadakan di hari Sabtu)

Minggu: Jalan-jalan

Senin: Pulang

Pantai Cenang

    b). Hitung Rencana Anggaran Biaya

    Setelah menggambar rencana perjalanan, saatnya kalian menghitung kira-kira berapa biaya yang dibutuhkan. Pertama, biaya registrasi dan biaya tambahan saat mentransfer uang ke luar negeri. Ini bisa dilakukan di semua bank. Kalian tinggal pilih bank mana yang biaya tambahannya lebih murah. Kalian bisa tanya kepada senior-senior yang berpengalaman. Kedua, kalau kalian belum punya paspor, maka kalian harus membuatnya terlebih dahulu. Biayanya sekitar 350.000-365.000. Mengurusnya pun tidak sampai sebulan. Tapi siap-siap mengantri lama. Ketiga, berapa biaya pengeluaran bahan dan alat yang dibutuhkan. Ini termasuk cetak poster, stand, dll. Keempat, tentukan mau naik maskapai penerbangan apa. Semakin kalian memilih yang bagus, semakin mahal juga harganya. Bandingkan antara harga tiket di shopee, pegipegi, dan lapak lainnya. Kalau tempat lombanya masih di Asia Tenggara, cari tiket pesawat pp dengan harga 1jt jika memungkinkan, atau setidaknya maksimal 2jt pp/orang. Kelima, pesan penginapan dengan harga murah tapi nyaman. Pilih 1 kamar yang muat untuk orang banyak supaya lebih hemat. Ajak tim lain yang mungkin kalian kenal untuk menginap bersama. Setidaknya buudget untuk menginap sekitar Rp 500.000. Keenam, perhitungkan juga biaya fotocopy dan print. Ketujuh, siapkan uang pribadi untuk makan, beli oleh-oleh, kartu paketan data, dll setidaknya minimal 1 jt. Hitung biaya perkelompok dan pribadi ya.

Terdengar menyeramkan ya? Eittsss, tapi nggak semenyeramkan itu kok 😊 Kalau kalian khawatir isi kantong kalian nggak cukup untuk berangkat ke luar negeri, itu salah besar! Kalian bisa mengajukan dana ke UKM, fakultas, dan rektorat. Mereka sudah menyediakan dana untuk kalian yang ingin bergerak membanggakan mereka. At least, semua biaya akomodasi (penginapan dan transportasi), alat dan bahan,  dan registrasi sudah terbayar sehingga kalian hanya membawa uang pribadi untuk kebutuhan makan dan beli oleh-oleh. Gimana caranya mendapatkan dana bantuan? Simak caranya berikut ini!

Dataran Lang

    c). Cara Mengajukan Dana Bantuan

Pertama, tulis proposal pengajuan dana melalui UKM (jika UKM mempunyai dana pagu untuk mengikuti lomba). Biasanya sekitar 1-2 jt. Tapi, biasanya fakultas membatasi untuk keperluan 1 orang saja. Kedua, tulis proposal pengajuan dana ke fakultas dengan nama pribadi atau tim. Semisal 1 tim beranggotakan 3 orang dari UKM yang sama, maka proposal ini atas nama 2 orang yang lainnya. Ketiga, tulis proposal pengajuan dana ke rektorat. Ini boleh atas nama tim atau perorangan. Keempat, tulis proposal pengajuan dana ke sponsor. Ini opsional ya, kalau kalian punya informasi dan relasi saja mengenai ini. 

Gimana cara menulis proposal pengajuan dana? Kalian bisa meminta templatenya ke senior kalian. Untuk penulisan RAB (Rencana Anggaran Biaya) di proposal fakultas dan rektorat, tulis saja kisaran biayanya kalau tidak tahu pasti berapa. Misal kalian hanya butuh 1 jt, kalian harus menulis 3 jt (kalau perorangan) atau 6 jt (kalau kelompok) di proposal ini  karena tidak tahu pasti fakultas akan memberikan berapa. Oiya, RAB di setiap proposal harus berbeda ya. 

KLIA

Contohnya: proposal UKM untuk biaya tiket pesawat pp 2jt; proposal fakultas 3 jt untuk biaya pembuatan paspor, alat dan bahan produk, print fotocopy, biaya registrasi, dll; proposal rektorat 5jt untuk biaya penginapan dll. Setidaknya, kalian harus mengantongi minimal sekitar 5jt untuk keperluan pribadi. Kalau anggota tim dari fakultas yang berbeda, maka biaya yang terkumpul akan semakin banyak. Fyi, dana bantuan ini tidak bisa dicairkan 100% di awal. 

Proposal ini hanya bisa mencairkan sebanyak 70%, sisanya ketika kalian selesai menulis LPJ (lembar Pertanggungjawaban). Kalian harus menyiapkan kwitansi, tiket, atau nota-nota pembelian untuk ditempel di LPJ ini sebagai bukti sesuai dengan dana yang telah dikonfirmasi saat pengajuan proposal. Semisal kalian diberi 3jt, maka nota-nota tersebut harus berjumlah 3jt juga.

Mengurus proposal harus jauh-jauh hari karena mengurusnya sangat memakan waktu, bisanya yang lama itu karena menunggu tandatangan atasan. Sedangkan mengurus LPJ harus sesegera mungkin supaya budgetnya masih ada dan masih bisa dicairkan. 

Pemandangan Langit dari Jendela Pesawat

    d). Reward

Setelah lelah mengurus dokumen-dokumen dana dan perlombaan, akan ada reward untuk kalian yang berhasil menjadi pemenang lho! Setelah mengurus LPJ, kalian harus sesegera mungkin mengurus reward, baik di fakultas maupun di rektorat. Di fakultas sekitar 2jt untuk international gold medal (grup). Di rektorat sekitar 10jt untuk international gold medal (grup, tapi dipotong pajak :')) Kalau reward dari fakultas biasanya cair pada akhir tahun. Sedangkan kalau reward dari rektorat biasanya cair 6-12 bulan mendatang.

Plakat Gold Medal

Nah, itu dia cara mengikuti lomba di luar negeri. Gimana? Lebih ke pusing ya wkwkwk. Maaf, tapi begitulah adanya. Memang pusing-pusing di awal saat mengurus dokumen-dokumen. Tapi, saat di luar negerinya mah seneng-seneng, hehehe. Sudah siapkan ? Kuy cari-cari info lomba, daftarkan dirimu, lalu cuss berangkat!!!

Kalau kalian ada pertanyaan, komen aja di bawah ya..

Click the link below to see the competition differences in Indonesia and abroad

https://ailifejournal.blogspot.com/2021/03/perbedaan-lomba-di-dalam-dan-luar-negeri.html